Qué Lleva un Plan de Negocios para Renta de Autos
Un plan de negocios para renta de autos tiene nueve secciones: resumen ejecutivo, descripción de la empresa, análisis de mercado, organización y administración, flota y servicios, mercadeo y ventas, solicitud de financiamiento, proyecciones financieras y apéndice. En una agencia de renta, las proyecciones financieras son lo que más pesa, y se reducen a tres números: su tarifa diaria, lo que le cuesta su flota cada mes y cuántos días se renta cada auto.
La mayoría de las plantillas le dan los títulos y dejan los números en blanco. Esta guía hace lo contrario. Explica qué escribe una agencia de renta en cada sección y luego arma un modelo de costos de ejemplo para una flota de cinco autos, que usted puede copiar a una hoja de cálculo y llenar con sus propias cotizaciones. Si todavía no ha elegido un modelo de renta ni ha revisado las licencias, lea primero cómo iniciar un negocio de renta de autos y regrese después.
Sobre los números: todas las cifras en dólares de esta guía son ejemplos ilustrativos. Ninguna es una referencia del mercado ni un pronóstico. Reemplace cada una con una cotización real antes de mostrarle el plan a alguien. Esta es una guía práctica, no asesoría financiera, legal ni fiscal.
Quién Lee el Plan y Qué Tan Largo Debe Ser
Un plan de negocios para una rentadora suele tener tres lectores, y cada uno busca algo distinto.
- Un prestamista o inversionista. Lee el resumen ejecutivo y luego pasa a las finanzas para ver si el dinero que entra cubre el pago del préstamo en un mes lento.
- Un corredor de seguros. Para cotizar una póliza comercial de renta, el corredor hace muchas de las preguntas que el plan ya responde: qué vehículos tiene, a quién le renta y cómo revisa a los conductores.
- Usted. Al escribir el plan descubre, antes de comprar nada, si la flota que puede pagar cubre sus propios costos.
La Agencia Federal de Pequeños Negocios de Estados Unidos (SBA) describe dos formatos. El plan tradicional es detallado y ocupa muchas páginas, y la SBA señala que los prestamistas e inversionistas suelen pedirlo. El plan lean (resumido) cabe en una o dos páginas. Si va a financiar el negocio con su propio dinero, un plan resumido más el modelo de costos de abajo es suficiente. Si va a pedirle dinero a un banco, escriba la versión tradicional.
Las Nueve Secciones de un Plan de Negocios para Renta de Autos
Estas son las secciones tradicionales de la SBA, con lo que una agencia independiente de renta pone en cada una. La SBA llama a la sección 5 “línea de productos o servicios”. En una agencia de renta, eso es la flota.
| Sección | Qué escribe aquí una agencia de renta |
|---|---|
| 1. Resumen ejecutivo | Una página, escrita al final. Qué renta, a quién y dónde, con cuántos autos empieza, cuánto dinero necesita y cuánto gana el negocio con la utilización que espera. |
| 2. Descripción de la empresa | Su entidad legal y sus dueños, su lote o zona de entrega y su modelo de renta: diaria, reemplazo por seguro, mensual o especializada. |
| 3. Análisis de mercado | De dónde viene la demanda local, quién más renta autos cerca y a qué tarifas, y cómo cambia la demanda según la temporada. |
| 4. Organización y administración | Quién es dueño del negocio, quién atiende el mostrador y quién se encarga del mantenimiento, la limpieza y la contabilidad. Nombre a su abogado, su corredor de seguros y su contador. |
| 5. Flota y servicios | Cada vehículo con su clase, año y costo. Sus tarifas, extras y políticas de renta. Cuándo piensa vender y reemplazar los autos. |
| 6. Mercadeo y ventas | Cómo lo encuentran los clientes y cómo reservan: su sitio web, su Perfil de Empresa en Google, talleres, hoteles y clientes que regresan. |
| 7. Solicitud de financiamiento | Cuánto necesita, qué paga cada dólar y cómo se va a devolver. Omítala si no va a buscar dinero. |
| 8. Proyecciones financieras | Su presupuesto inicial, el modelo de costos mensual, la utilización de equilibrio y el efectivo que necesita para pasar los primeros meses. |
| 9. Apéndice | Cotizaciones de seguro y de vehículos, el contrato de arrendamiento del lote, licencias y permisos, un contrato de renta de muestra y los currículums de los dueños. |
Las secciones 1, 2, 4 y 9 son casi iguales en cualquier negocio pequeño. Los cuatro apartados siguientes cubren las partes en las que el plan de una agencia de renta es diferente.
Análisis de Mercado: Cuente la Demanda Local
Las cifras nacionales de la industria dicen poco sobre si cinco autos se van a rentar en su ciudad. Lo que el lector quiere es evidencia de demanda local que usted mismo reunió.
- Tarifas de la competencia. Busque las tarifas diarias y semanales publicadas de cada agencia en su zona de servicio, para las clases de vehículo que piensa tener. Revise un día entre semana y un fin de semana, en temporada alta y en temporada baja. Ponga los resultados en una tabla.
- Fuentes de demanda con nombre. Anote los talleres de carrocería y los departamentos de servicio de los concesionarios cercanos a su lote, los hoteles, las empresas que traen trabajadores por contrato y el aeropuerto o los recintos de eventos. Indique con cuáles ya habló.
- Temporadas. Marque los meses altos y bajos. De ellos sale la utilización que usted supone para cada mes en el modelo de costos.
- Su diferencia. Diga qué va a ofrecer que las marcas cercanas no ofrecen: entrega a domicilio, entregas fuera de horario, una clase de vehículo que ellas no tienen o atención en español.
Flota y Servicios: Qué Renta y a Qué Precio
Las plantillas genéricas tratan esta sección como una descripción de producto. En una agencia de renta es la lista de los activos de los que depende todo el plan, así que sea específico.
- Una lista de la flota. Un renglón por vehículo: clase, año, precio de compra o pago mensual y la tarifa diaria que espera cobrar.
- Cómo va a conseguir los autos. Indique si los compra de contado o financiados, y con qué kilometraje o antigüedad piensa vender cada auto y reemplazarlo.
- Tarifas y extras. Sus tarifas por día, por semana y por mes, el kilometraje incluido y cargos como entrega, conductores adicionales y conductor joven. Nuestra guía de precios dinámicos en renta de autos explica cómo ajustar las tarifas según la temporada y la demanda.
- Políticas de renta. Edad mínima, depósito o retención en tarjeta, política de combustible y reglas de devolución tardía. Vea qué debe incluir un contrato de renta de autos para la lista completa.
Operaciones: Seguro, Licencias y Sistemas
El lector también quiere ver que usted puede operar el negocio legalmente y en el día a día. Ponga esto dentro de organización y administración, o dele su propio apartado.
- Seguro. Nombre al corredor o a la aseguradora y las coberturas, y adjunte la cotización. En el modelo de ejemplo de abajo, el seguro es el segundo costo fijo más grande, así que consiga una cotización real antes de cerrar cualquier número. Nuestra guía sobre el seguro para negocio de renta de autos explica cada cobertura.
- Licencias e impuestos. Anote su entidad legal, su EIN, su licencia comercial local, su permiso de impuesto sobre ventas y cualquier registro propio de la renta de vehículos, con las fechas de renovación. El Paso 3 de la guía para iniciar tiene la lista.
- Mantenimiento y preparación. Quién da servicio a los autos, quién los limpia y cuánto tiempo queda un auto fuera de servicio entre una renta y otra.
- Reservas, contratos y pagos. Cómo reservan los clientes, cómo se firma el contrato de renta, cómo verifica la licencia de conducir y cómo cobra depósitos y pagos.
Ese último punto es lo que nosotros hacemos. Car Rental Solutions empieza en US$69.95 al mes más una tarifa única de configuración de US$197, con una prueba gratis de 14 días, así que puede poner en su plan una cifra real de software. Vea software para agencias independientes para lo que incluye cada plan.
Modelo de Costos de Ejemplo para una Flota de Cinco Autos
El modelo tiene cuatro partes. Ármelas en una hoja de cálculo en este orden, porque cada una alimenta a la siguiente.
Parte 1: Presupuesto inicial
Son los costos que paga una sola vez, antes de la primera renta. Aquí no hay cifras de ejemplo, y es a propósito. Cada renglón debe salir de una cotización.
| Concepto | Qué cubre | De dónde sale el número real |
|---|---|---|
| Vehículos | Precio de compra o enganche, impuesto sobre ventas, título y registro | Cotizaciones de concesionarios o subastas para autos específicos |
| Seguro | Primera prima o depósito de una póliza comercial de renta | Un corredor que maneje pólizas para renta de autos |
| Constitución del negocio | Registro de la entidad, licencias y permisos, revisión de su contrato de renta por un abogado | Tarifas del estado y de la ciudad, cotización del abogado |
| Local | Depósito y primer mes del lote u oficina, letreros | Las condiciones del arrendador |
| Equipo | Rastreadores GPS, cajas para llaves, equipo de limpieza | Precios de proveedores |
| Software y sitio web | Tarifas de configuración y el primer mes del software de reservas, su dominio | Páginas de precios de los proveedores |
| Capital de trabajo | Efectivo para cubrir los meses antes de que el negocio llegue al punto de equilibrio | La Parte 4 de este modelo |
Parte 2: Costos fijos mensuales
Son los costos que paga cada mes, se renten o no los autos. El ejemplo usa cinco autos financiados.
| Costo fijo | Ejemplo por mes |
|---|---|
| Pagos de los vehículos (5 × $400) | $2,000 |
| Seguro (5 × $250) | $1,250 |
| Reserva de mantenimiento y llantas (5 × $80) | $400 |
| Lote o estacionamiento | $600 |
| Software, teléfono y sitio web | $150 |
| Licencias, contabilidad y otros | $100 |
| Total de costos fijos | $4,500 |
Cifras solo ilustrativas. La tabla no incluye el sueldo del dueño. Agréguelo si el negocio tiene que pagarle desde el primer mes.
Parte 3: Utilización de equilibrio
Algunos costos solo ocurren cuando un auto se renta, como la limpieza y las comisiones de tarjeta. Réstelos de la tarifa diaria para ver cuánto aporta cada día de renta a sus costos fijos.
Días de renta de equilibrio = costos fijos mensuales ÷ (tarifa diaria − costo variable por día de renta)
En el ejemplo, la tarifa diaria es de $55 y los costos variables son de $5 por día de renta, así que cada día de renta aporta $50. Los costos fijos de $4,500 divididos entre $50 dan 90 días de renta. Cinco autos en un mes de 30 días tienen 150 días disponibles, así que la flota llega al punto de equilibrio con 60% de utilización.
| Utilización | Días de renta | Ingresos | Costos variables | Costos fijos | Resultado del mes |
|---|---|---|---|---|---|
| 40% | 60 | $3,300 | $300 | $4,500 | −$1,500 |
| 50% | 75 | $4,125 | $375 | $4,500 | −$750 |
| 60% | 90 | $4,950 | $450 | $4,500 | $0 |
| 70% | 105 | $5,775 | $525 | $4,500 | $750 |
| 80% | 120 | $6,600 | $600 | $4,500 | $1,500 |
Cifras solo ilustrativas. Los resultados son antes del sueldo del dueño y del impuesto sobre la renta.
Hay dos cosas que resaltan. Cada diez puntos de utilización mueven el resultado del mes en $750. Y con cinco autos, incluso un mes fuerte deja poco para pagarle al dueño. Es útil saberlo antes de comprar nada. Le dice qué probar en la hoja de cálculo: una tarifa más alta, autos más baratos, un costo de seguro más bajo por auto o una flota más grande que reparta el lote y el software entre más vehículos.
Parte 4: Arranque y capital de trabajo
Una agencia nueva no abre en el punto de equilibrio. Las reservas crecen con los meses, y los costos fijos empiezan el primer día. Proyecte los primeros seis meses con la utilización que espera y sume el faltante.
| Mes | Utilización | Días de renta | Resultado del mes | Acumulado |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 20% | 30 | −$3,000 | −$3,000 |
| 2 | 30% | 45 | −$2,250 | −$5,250 |
| 3 | 40% | 60 | −$1,500 | −$6,750 |
| 4 | 50% | 75 | −$750 | −$7,500 |
| 5 | 60% | 90 | $0 | −$7,500 |
| 6 | 70% | 105 | $750 | −$6,750 |
Cifras solo ilustrativas, con la misma tarifa de $55 y los mismos costos fijos de $4,500 de arriba.
En este ejemplo el negocio necesita $7,500 de capital de trabajo para llegar al punto de equilibrio en el quinto mes, sin contar ningún colchón. Esa cifra va en el último renglón del presupuesto inicial de la Parte 1. Después repita la tabla con un arranque más lento, para conocer el peor caso antes de que un prestamista se lo pregunte.
La Solicitud de Financiamiento y las Proyecciones Financieras
Con el modelo de costos terminado, estas dos secciones casi se escriben solas.
Solicitud de financiamiento
Lo que necesita financiar es el presupuesto inicial de la Parte 1, incluido el capital de trabajo de la Parte 4. Indique el total, detalle qué paga cada parte, y diga si pide un préstamo o una inversión y cómo se va a devolver. La SBA sugiere explicar cuánto financiamiento va a necesitar en los próximos cinco años, así que incluya los autos que espera agregar y cómo los va a pagar.
Proyecciones financieras
La SBA recomienda una proyección a cinco años con estados de resultados, balances generales, flujos de efectivo y presupuestos de inversión proyectados. Para una agencia nueva, una forma práctica es proyectar el primer año mes por mes a partir del modelo de costos, y los años siguientes por año.
- Ponga sus supuestos en una sola página. Tarifa diaria, utilización de cada mes, tamaño de la flota de cada año y costo por auto. El lector debe poder cambiar un número y ver qué pasa.
- Muestre tres escenarios. Esperado, lento y fuerte. El lento es el más importante, porque muestra si el negocio sobrevive una mala temporada.
- Muestre qué hace cada auto que agrega. En el ejemplo, un auto más suma $730 al mes entre pago, seguro y reserva de mantenimiento. A $50 por día de renta, necesita 15 días de renta al mes para pagarse solo.
Cinco Errores que Debe Evitar en el Plan de una Rentadora
- Suponer que todos los autos se rentan todos los días. Ninguna flota trabaja al 100% de utilización. Use una cifra mensual que pueda defender con la demanda local.
- Adivinar el seguro. Es uno de los costos fijos más grandes y el más difícil de estimar. Consiga primero la cotización.
- Olvidar los días fuera de servicio. El mantenimiento, la limpieza y la reparación de daños sacan el auto del lote. Esos días no se pueden rentar.
- Dejar fuera el capital de trabajo. Un plan que financia los autos pero no los primeros meses lentos se queda sin efectivo antes de llegar al punto de equilibrio.
- Usar un solo promedio para todo el año. Un verano lleno y un invierno lento no se promedian en su cuenta de banco. Proyecte la utilización mes por mes.
Después de Abrir: Compare los Resultados con el Plan
Un plan solo sirve si lo compara con lo que pasa de verdad. Cada mes, compare tres números con el modelo: utilización, tarifa diaria promedio e ingresos por auto. Si la utilización está por debajo del plan, el problema es de demanda o de disponibilidad. Si la tarifa está por debajo, es de precios o de descuentos.
Al principio puede llevarlo en una hoja de cálculo, y comparamos las dos opciones en software de renta de autos vs. Excel. En Car Rental Solutions, el panel de control muestra en tiempo real las unidades rentadas y las disponibles. Nuestra guía para mejorar la utilización de la flota explica qué hacer cuando los autos no salen. Actualice el plan cada vez que agregue vehículos o cambie tarifas, para que siga siendo un documento de trabajo.
Preguntas Frecuentes
Nueve secciones: resumen ejecutivo, descripción de la empresa, análisis de mercado, organización y administración, flota y servicios, mercadeo y ventas, solicitud de financiamiento, proyecciones financieras y apéndice. En una agencia de renta, las proyecciones financieras deben mostrar el presupuesto inicial, los costos fijos mensuales, la utilización de equilibrio y el capital de trabajo que se necesita en los primeros meses.
Ninguna ley lo exige. Los prestamistas e inversionistas suelen pedir un plan de negocios tradicional, así que lo va a necesitar para pedir un préstamo. Si financia el negocio con su propio dinero, igual vale la pena escribir un plan resumido de una página y un modelo de costos, porque muestran si su flota puede cubrir sus costos antes de comprarla.
Depende de quién lo va a leer. Un plan resumido para su propio uso cabe en una o dos páginas, más la hoja de cálculo del modelo de costos. Un plan tradicional para un prestamista cubre las nueve secciones en detalle, con cotizaciones y documentos en el apéndice.
No hay una sola cifra correcta, porque la utilización depende de su mercado, su temporada y su flota. Calcule primero su utilización de equilibrio y luego proyecte cada mes según la demanda local: más baja en los primeros meses y en su temporada baja. Muestre un escenario lento además del esperado.
Puede copiar sin costo la tabla de nueve secciones y el modelo de costos de cuatro partes de esta guía a un documento y a una hoja de cálculo. La Agencia Federal de Pequeños Negocios de Estados Unidos (SBA) también publica una guía gratuita de los formatos de plan tradicional y resumido.
